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Definire le modalità di conservazione della documentazione prodotta o acquisita dall’Azienda nell’esercizio delle sue funzioni istituzionali con particolare riferimento alle procedure di scarto – Massimario di scarto.

• D.P.R. 445/2000 e ss. mm ii: Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa;
• D .Lgs. 42/2004 e ss. mm ii: Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell'art. 10 della L. 6 Luglio 2002 n. 137;
• D. Lgs. 82/2005 e ss. mm ìi: Codice dell'Amministrazione digitale (CAD)
• D.Lvo 502/ 92 e ss. mm ii: Riordino della disciplina in materia sanitaria a norma dell'art. 1 della Legge 23 Ottobre 1992 n. 421;
• GDPR Regolamento Europeo 2016/679
• D.Lgs. 196/2003 come in ultimo modificato dal D. Lgs.101/18 in attuazione del regolamento europeo 2016/679
• Regolamento aziendale in materia di privacy di cui a delibera DG n. 179/30.01.2019
• LR 40/2005 e ss. mm ìì: Disciplina del Servizio sanitario regionale

3.1 I documenti originali dell’Azienda debbono essere conservati per il tempo necessario allo svolgimento delle attività istituzionali in rapporto a prescrizioni sanitarie e giuridiche, ad esigenze operative e funzionali nonchè alla capacità di certificazione e di prova di diritti e di interessi.

3.2 Il tempo di conservazione di ogni tipologia documentale è indicato nel “Massimario di scarto” ministeriale attualmente vigente per le Aziende Sanitarie di cui all'Allegato 1 al presente regolamento scaricato alla data del 30.11.2019 dal sito della Soprintendenza Archivistica della Toscana. Nel compilare la richiesta di scarto di cui all’Allegato 2 al presente regolamento, ove il Massimario di scarto non riporti l’esatta voce corrispondente alla documentazione oggetto di valutazione, dovrà essere utilizzata quella più simile, dedotta in via analogica.

3.3 Entro tre mesi dall'entrata in vigore del presente regolamento, data indicata al successivo Art. 9 punto 9.1, il “Massimario di scarto” sarà rivisto tenendo conto della specificità dell'Azienda USL Toscana Centro, sentito il Direttore della Rete Ospedaliera e il Direttore della Rete territoriale. Tale
revisione sarà sottoposta al parere del DPO Aziendale di cui al GDPR del Regolamento Europeo 2016/679 e all'autorizzazione della Soprintendenza Archivistica toscana. Al termine dell'iter sopra descritto il "Massimario di scarto" revisionato, sarà formalizzato con Determina dirigenziale del Direttore SOC Affari Generali dell'Azienda e pubblicato sull' Intranet dell' Azienda Toscana centro, alla voce “area documenti e archivi”, e sul sito Internet dell'Azienda stessa.

3.4 I documenti informatici/digitali debbono essere conservati su supporti non riscrivibili e/o modificabili e debbono conservare caratteristiche di leggibilità nel tempo ai sensi della normativa vigente (in oggi D. Lgs 82 del 7.03.2005 e s.m.i.).

3.5 I documenti e gli archivi della A.S.L. al pari dei documenti di tutti gli enti pubblici, sono considerati beni culturali e pertanto debbono essere conservati ai sensi della normativa vigente (D.L.gs. 42 del 22.01.2004 e s.m.i.)

3.6 Per obblighi di conservazione si intende altresì il preservare la documentazione da deterioramento, asportazione, manomissione, falsificazione.

3.7 La conservazione dei documenti deve essere organizzata ed effettuata in modo che gli stessi possano essere reperiti ed esibiti con estrema facilità e tempestività.

4.1 I documenti originali dell’Azienda possono essere eliminati, ovvero scartati in via definitiva, soltanto ed esclusivamente quando hanno superato il tempo massimo di conservazione stabilito dal Massimario di scarto aziendale di cui all’Allegato 1 al presente regolamento previa autorizzazione della Soprintendenza Archivistica e nel rispetto della procedura di scarto come descritta al successivo Art. 6 .

4.2 La SOC Affari Generali cura la gestione di un data base aziendale Allegato 3 al presente regolamento nel quale, per ciascuna pratica, vengono annotati, oltre i dati interni, quanto sotto lencato:
• gli estremi dell’autorizzazione allo scarto da parte della Soprintendenza Archivistica,
• i dati relativi al ricevimento da parte della Logistica aziendale di copia del formulario rifiuti
• i dati relativi all'’attestazione di avvenuta distruzione rilasciato dalla struttura esterna accreditata per lo smaltimento
• i dati relativi all’invio alla Soprintendenza dei suddetti documenti a completamento dell’iter procedurale.

5.1 Non è soggetto ad archiviazione il materiale non propriamente archivistico su qualunque supposto si trovi (libri, riviste varie, periodici, gazzette ufficiali e bollettini ufficiali, prontuari farmaceutici, listini prezzi, modulistica non più in uso e non compilata ecc.).

5.2 Non sono soggette ad archiviazione le fotocopie di documenti né le copie di file/documenti su supporto informatico/digitale normalmente detenute dalle Strutture per uso proprio e/o per comodità di consultazione.

5.3 Quanto descritto ai precedenti punti 5.1 e 5.2 dev’essere distrutto di volta in volta direttamente dalle Strutture che detengono il materiale menzionato, con le dovute cautele e in particolare nel rispetto della normativa sulla privacy di cui al D.Lgs. 196/2003 come in ultimo modificato dal D.Lgs.101/18 che recepisce le novità introdotte dal GDPR Reg. europeo 2016/679 nel caso che in tale materiale siano contenuti dati sanitari e/o sensibili.

5.4 La selezione di cui ai precedente punti è di diretta competenza e responsabilità del Direttore della struttura di riferimento.

 6.1 Le Strutture aziendali che intendono attivare la pratica di scarto al fine di ottenere la distruzione definitiva dei documenti conservati, devono presentare apposita richiesta alla SOC Affari Generali utilizzando esclusivamente l’Allegato 2 di cui al presente regolamento, compelto in tutte le sua parti che deve essere trasmesso all’indirizzo mail:

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6.2 A tal fine le strutture aziendali procederanno ad una preventiva selezione della documentazione agli atti al fine d'individuare quella che è necessario smaltire in maniera definitiva avendo superato il tempo massimo di conservazione, secondo il Massimario di scarto di cui all’Allegato 1 al presente provvedimento.

6.3. A tal fine la struttura interessata che richiede lo scarto provvede ad inserire i relativi documenti, selezionati per tipologie omogenee e periodi ben definiti, in scatole da facchinaggio previamente consegnate dal settore della Logistica aziendale, opportunamente sigillate a tutela dei dati personali, sanitari, sensibili in esse contenuti.

6.4. Il processo di selezione dei documenti da scartare rappresenta un momento organizzativo molto importante finalizzato, in particolare, alla necessaria ottimizzazione degli spazi utilizzati per archivio liberando quelli utilizzati impropriamente nonché ad evitare l’invio di documentazione
già scaduta all’archivio di deposito esternalizzato, producendo un’indebita spesa.

6.5 Lo scarto non può essere operato su documentazione oggetto di contenzioso in essere, anche a livello stragiudiziale, al fine di non precludere la tutela degli interessi aziendali.

6.6 Le strutture aziendali, nel compilare l’Allegato 2 al presente regolamento si devono attenere obbligatoriamente alle seguenti istruzioni:
• n. delle scatole: deve coincidere con il numero totale delle scatole che si intendono distruggere per ciascuna tipologia documentale;
• descrizione della documentazione: deve essere utilizzata esclusivamente la descrizione prevista dal “Massimario di scarto” di cui all’ allegato 1 al presente regolamento e non la terminologia con la quale nella prassi operativa vengono definiti i documenti (es. non indicare “registri liste CUP” ma “registri interni specifici”, cioè la descrizione ufficiale del Massimario, ed in aggiunta “liste CUP”, per meglio tracciare l’effettivo contenuto del materiale scartato);
• anno di produzione del documento: occorre alla Soprintendenza Archivistica per verificare la corretta decorrenza dei termini di conservazione prescritto dal Massimario, al fine di poter rilasciare l’autorizzazione allo scorto;
• peso: indicare un valore di stima ove non possibile quantificarlo con esattezza;
• motivi della richiesta: ad es. decorrenza termini, danneggiamento accidentale, ecc….
Nell’ipotesi specifica di danneggiamento accidentale (es. allagamento) l’Allegato 2 sopra indicato dev’essere corredato da un’analitica relazione del Direttore della Struttura che evidenzi le cause e la soluzione approntata per rimuoverle.

6.7 Dopo la presentazione della richiesta e la trasmissione dell’Allegato 2 al presente provvedimento, la struttura interessata riceverà per mail, da parte della SOC Affari Generali, l’autorizzazione allo scarto rilasciata dalla Soprintendenza Archivistica e provvederà a mettersi in contatto direttamente con il servizio di Logistica aziendale per l’organizzazione dei ritiri della documentazione da scartare.

 7.1 La SOC Affari Generali trasmette la richiesta di scarto della documentazione di cui all’Allegato 2 al presente regolamento alla Soprintendenza Archivistica per acquisire il rilascio della relativa autorizzazione prevista dalla normativa vigente. 

7.2 L’autorizzazione della Soprintendenza Archivistica verrà poi trasmessa dalla SOC Affari Generali alla Struttura richiedente lo scarto che avrà cura di conservarla agli atti e provvederà come descritto al precedente punto 6.7.
  

7.3 Lo stesso giorno si svolgimento delle operazioni di distruzione dei documenti presso il centro convenzionato di smaltimento, il Servizio Logistica ritira la dichiarazione di avvenuta triturazione relativa a ciascuna pratica di scarto e la invia entro il giorno successivo agli Affari Generali, unitamente a copia del formulario identificazione rifiuti, tramite l’account Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. . 

7.4 Ottenuta dalla Logistica aziendale la documentazione di cui al precedente punto 6.3, la SOC Affari Generali la trasmette alla Soprintendenza Archivistica a conclusione della procedura di scarto ed struttura aziendale titolare della documentazione affinchè la conservi agli atti,completando la registrazione sul data base aziendale di cui all’Allegato 3 al presente regolamento.
 

7.5 Qualora la documentazione autorizzata allo scarto si configuri quale “rifiuto non cartaceo”, es. lastre radiografiche, in deroga all’iter ordinario sopra descritto, la struttura richiedente lo scarto, ottenuta l’autorizzazione della Soprintendenza Archivistica da parte della SOC Affari Generali, prenderà contatti con il Responsabile del “Gruppo Rifiuti” aziendale per le successive attività di prelievo e smaltimento da parte della ditta convenzionata con l’Azienda.

8.1 La Ditta aggiudicataria dovrà prevedere la gestione automatica degli scarti tramite inserimento degli elenchi di consistenza della documentazione in deposito e secondo i tempi previsti dal “Massimario di scarto” aziendale, in modo da poter segnalare all'Azienda la progressiva scadenza dei tempi di conservazione permettendo così l'attivazione delle procedure di scarto con cadenza almeno quadrimestrale.

8.2 La SOC Affari Generali provvederà d’ufficio ad inviare alla Soprintendenza archivistica una richiesta di scarto comprendente la documentazione scaduta, in custodia presso la ditta aggiudicataria, segnalata ai sensi del precedente punto 8.1

8.3 Ottenuto l’autorizzazione dalla Soprintendenza, la SOC Affari Generali la trasmetterà alla ditta aggiudicataria che provvederà a sue cure e spese alla distruzione della relativa documentazione presso un centro di smaltimento autorizzato.

8.4 La ditta aggiudicataria dovrà contestualmente restituire alla SOC Affari Generali copie del formulario rifiuti e l’attestazione di avvenuta distruzione della documentazione, affinché detta documentazione possa essere inoltrata dalla SOC Affari Generali alla Soprintendenza archivistica a conclusione dell’iter procedurale.

8.5 Il tempo massimo per effettuare il macero della documentazione è di 30 giorni, al termine del quale le quantità del materiale da sottoporre a scarto verranno automaticamente decurtate dalle fatture successive.

> Vedi il Massimario di scarto per le ASL (Allegato 1)
(Una volta aperto il documento premendo CTRL+F è possibile effettuare la ricerca nel testo)

> Richiesta scarto eliminazione documenti (Allegato 2) TPX 3990

Nei casi in cui la Logistica aziendale non sia in grado di fornire le scatole per inserire e sigillare la documentazione oggetto di scarto, potrà essere inviata una richiesta di fornitura all'account Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. precisando centro di costo, quantitativo necessario (n.b.: misure 30 x 30 x 30), indirizzo consegna e recapito referente. 

> Scarica il Regolamento Aziendale conservazione documentazione – Massimario di scarto